Centra Obsługi

poniedziałek, 11, styczeń 2016

Centrum Usług Wspólnych- zakres obsługi

W związku z utworzeniem CUW pojawia się zapis że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości są one przekazywane w całości. Proszę o pomoc w interpretacji tego zapisu tj. czy prowadzenie ksiąg inwentarzowych, magazynu i kasy, które prowadzone było do tej pory w szkołach i placówkach musi przejść do prowadzenia w CUW ?

Prowadzenie kasy i magazynu nie jest prowadzeniem rachunkowości tylko gospodarką finansowa i materiałową (wprawdzie niektórzy twierdzili ze raport kasowy to jest analityka do konta "kasa" ale wg mnie to są dokumenty księgowe zbiorcze – no chyba żeby ktoś sobie postanowił w polityce rachunkowości że to jest analityka to wtedy kasjer prowadziłby księgi rachunkowe ). Prowadzenie ksiąg inwentarzowych  jest ewidentnie elementem rachunkowości. Stąd też księgi inwentarzowe należy przekazać ale kasa i magazyn mogą zostać w jednostce obsługiwanej. 

poniedziałek, 11, styczeń 2016

Podpisywanie sprawozdań po przejęciu obsługi

Od dnia 1 stycznia 2016r. jesteśmy jednostką obsługującą powołaną uchwałą Rady Powiatu na podstawie art. 6a pkt 1, art. 6b i art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym. W  związku z tym zwracam się z uprzejmym zapytaniem czy sprawozdania dla jednostek obsługiwanych za rok 2015 powinny być podpisane przez dyrektora jednostki obsługującej czy dyrektora jednostki obsługiwanej.

Sprawozdania powinny być podpisane przez tego który jest odpowiedzialny za rachunkowość i sporządzanie sprawozdań w dniu sporządzania sprawozdań. W tym konkretnym przypadku będzie to dyrektor  jednostki obsługującej (to jest tak jakby się zmienił dyrektor w jednostce sporządzającej sprawozdanie z końcem roku).

Czy Główny Księgowy jednostki obsługującej powołanej zgodnie z art. 6a pkr1, art. 6b i art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym, na podstawie upoważnienia nadanego mu przez Dyrektora jednostki obsługującej będzie mógł dokonywać kontroli wstępnej zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt 3) ustawy o finansach publicznych poprzez złożenie podpisu na umowach które będą zawierane przez Dyrektorów jednostek obsługiwanych.

Tak z tym, że muszę wyjaśnić co następuje:

-        czynności te może wykonywać również inna osoba o której mowa w art. 54 ust 2 a,

-        to powierzenie czynności ma troszkę inny charakter niż przy głównym księgowym (art. 54 ufp). Zgodnie bowiem z art. 54 ust. 1 ufp głównym księgowym jest pracownik któremu kierownik powierza określone obowiązki. W przypadku wspólnej obsługi przepis ten nie ma zastosowania bowiem osoba zatrudniona w centrum obsługi nie jest pracownikiem np. szkoły (tak zresztą jest również teraz przy ZEAS – ach).

Tutaj kierownik centrum który wykonuje obowiązki kontrolne z art. 54 ust. 10 ufp w tym z art. 54 ust 4 (odmowa podpisania dokumentu i jego zwrot) nie będzie przecież sam wykonywał czynności z art. 54 ust ust 1 i ust 3 ufp tylko upoważni do ich wykonywania swojego pracownika o którym mowa w art. 54 ust 2 a ufp.

Nie jest to możliwe. ZEAS-y utworzone zostały na podstawie przepisów ustawy o systemie oświaty i tylko w tam wskazanym zakresie mogą prowadzic obsługe (na podstawie przepisów przejsciowych do 31 grudnia 2016 r.). Wciąż pojawia się problem czy można wskazać (na podstawie przepisówm ustrojowych zeas jako centrum usług wspólnych). Mój pogląd został wyrazony poniżej  (temat Likwidacja ZEAS) niemniej jednak w związku ze stanowiskiem Ministerstwa (poniżej) sporządziłem projekt takiej uchwały i jestem w trakcie konsultowania go ze służbami prawnymi niektórych Wojewodów. 

 

Odpowiedź na interpelację:

Szanowna Pani Marszałek,

w nawiązaniu do pisma z dnia 21 września 2015 r. przekazującego interpelację Posła na Sejm Pana Sławomira Kowalskiego w sprawie zmian w organizacji obsługi finansowo – administracyjnej szkół wynikającej z propozycji powstania centów usług wspólnych (nr 34592), uprzejmie informuję, że jednym z podstawowych celów zmiany obowiązujących przepisów było stworzenie jednostkom samorządu terytorialnego możliwości powoływania centrów usług wspólnych zajmujących się obsługą administracyjną, finansową i organizacyjną we wszystkich dziedzinach pozostających w gestii gmin, powiatu, czy też województwa, czyli m.in. w sprawach edukacji, pomocy społecznej, kultury, etc. Innymi słowy dana gmina będzie mogła powołać jedną lub kilka jednostek do obsługi organizacyjnej jednostek realizujących jej zadania. Instytucja ta ma zatem charakter uniwersalny i dobrowolny.

Obecnie jest to niemożliwe, ponieważ przepisy ustaw regulujących daną problematykę, np. w sferze edukacji oferują możliwość tworzenia jednostek obsługujących dla określonego rodzaju placówek. Ustawa przewiduje okres przejściowy (do końca grudnia 2016 r.) dla samorządów terytorialnych na dostosowanie do nowych regulacji, a przede wszystkim na wybór optymalnego rozwiązania w tym względzie (czy powoływać oddzielną jednostkę zajmującą się obsługą administracyjną, czy też powierzyć te zadania urzędowi gminy, albo też innej już istniejącej jednostce).

Zgodnie z art. 10a i 10b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j.: Dz. U. z 2013 r. poz. 594, z późn. zm.) na podstawie art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045), gmina może zapewnić wspólną obsługę w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną m.in. jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych. Wspólną obsługę może prowadzić urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego. W kompetencje do określenia jednostek obsługujących i jednostek obsługiwanych oraz zakresu wspólnej obsługi została wyposażona rada gminy. Brzmienie dodawanego do ustawy o samorządzie gminnym art. 10b ust. 2 wskazuje, że gmina będzie mogła powołać więcej niż jedną jednostkę obsługującą jednostki organizacyjne, co może być np. związane z tym, że wykonują one różne zadania.

Przywołana regulacja, dzięki swojej elastyczności, umożliwia gminie przyjęcie optymalnego dla niej rozwiązania. Organy gminy będą mogły zdecydować, biorąc pod uwagę chociażby lokalne uwarunkowania, który ze sposobów organizacji obsługi administracyjnej  szkół i placówek oświatowych przyjąć na swoim terenie. Jedną z dopuszczalnych opcji może być dostosowanie prawno-organizacyjne (zmiana statutu, regulaminu organizacyjnego) zespołu ekonomiczno-administracyjnego szkół oraz placówek oświatowych do nowych przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Inną natomiast może być likwidacja istniejącego zespołu ekonomiczno-administracyjnego szkół i stworzenie przez organy gminy nowej struktury (centrum usług wspólnych), która zajmie się obsługą jednostek oświatowych.

Reasumując, trudno obecnie przesądzać, którą z dopuszczalnych metod zapewnienia obsługi administracyjnej dla szkół i placówek oświatowych, po 1 stycznia 2017 r., przyjmą organy gminy, bowiem wybór określonego trybu dostosowania ZEAS do nowych przepisów wymaga analizy dokumentów stanowiących podstawę jego działania, co pozostaje w gestii kompetentnych władz samorządowych.

z up. Ministra Administracji i Cyfryzacji

Jan Grabiec

Podsekretarz Stanu

/podpisano elektronicznie/

 

Jeżeli do centrum zostanie przekazana rachunkowość to wtedy polityka rachunkowości, plan kont, instrukcja inwentaryzacyjna jako regulacje z zakresu rachunkowości zostaną przyjęte przez kierownika centrum (dla każdej jednostki osobno chociaż mogą być wg. Tego samego wzoru). Natomiast regulamin podróży służbowych i regulamin zamówień publicznych poniżej 30000 euro dotyczą dokonywania wydatków i jako takie pozostają w gestii kierownika jednostki której dotyczą.

piątek, 23, październik 2015

Odpowiedzialność kierownika centrum

W art. 35 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych wprowadza się zmianę w art. 53 dodając ust. 5. Z treści ustępu 5 wynika iż kierownik jednostki obsługującej jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą albo porozumieniem. Czy powierzenie obowiązków w zakresie sprawozdawczości i rachunkowości jest obligatoryjne czy fakultatywne?

Ten przepis należy czytać inaczej - jeżeli centrum obsługi ma przekazane obowiązki w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości to kierownik tego centrum jest automatycznie odpowiedzialny w tym zakresie.

wtorek, 13, październik 2015

Likwidacja ZEAS

Uwaga !! Podtrzymuję pogląd wyrażony poniżej mieniej jendak w związku ze stanowiskiem Min. Administracji i Cyfryzacji oraz niektórych Wojewodów proszę o zapoznanie się z pierwszą odpowiedzia z 1 grudnia br  - dotyczącą obsługi przez zeas instytucji kultury. ML 

Proszę o interpretację przepisu dotyczącego ZEAS w nowej ustawie o samorządzie gminnym. Czytając art. 48 ustawy nie znalazłam zapisu ze ZEAS-y mają być likwidowane.

Znalazłam projekt ustawy i uzasadnienie z którego wynika że ZEAS-y mają 12 miesięcy na dostosowanie się do nowych wymogów.
Cytat uzasadnienia „Ustawa o systemie oświaty"
Projekt w art. 12 przewiduje zmianę brzmienia art. 5 ust. 9 w ustawie z dnia 7 września 1997 r. o systemie oświaty. Ma ona charakter doprecyzowujący. Z uwagi bowiem na wprowadzenie w ustawie ustrojowej zasad i trybu powoływania samorządowych centrów usług wspólnych (jednostek obsługujących), zbędne jest pozostawienie w stosunku do jednostek samorządu terytorialnego w ustawie o systemie oświaty upoważnienia do tworzenia zespołów obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek prowadzonych przez te jednostki. Nie oznacza to jednocześnie, że funkcjonujące obecnie instytucje zwane „ZEAS” ulegną likwidacji. Przepisy przejściowe niniejszej ustawy regulują powyższą kwestię, wskazując wprost, że jednostki te funkcjonują nadal, jednakże obowiązane są dostosować w ciągu roku od dnia wejścia w życie ustawy do jej wymogów swoje działania i wewnętrzne procedury. „strona: Druk Nr 2656 VII KAD –Senat Rzeczpospolitej Polskiej.

Odpowiedź:

Zgodnie z przepisem art. 48 ustawy zmieniającej:

Art. 48.

1. Jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek, utworzone przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy zmienianej w art. 11, w brzmieniu dotychczasowym, mogą działać na dotychczasowych zasadach, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

2. W okresie działania jednostek, o których mowa w ust. 1, na dotychczasowych zasadach stosuje się do nich przepisy ustawy zmienianej w art. 42 w brzmieniu dotychczasowym. (SIO !!!)

3. Wspólna obsługa administracyjna, finansowa i organizacyjna szkół i placówek zorganizowana przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy zmienianej w art. 11, w brzmieniu dotychczasowym, może być prowadzona na dotychczasowych zasadach, nie dłużej jednak niż przez okres 12 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Przepisy te nie budzą wątpliwości  - pomimo zmiany treści art. 5 ust. 9 ustawy o systemie oświaty gdzie "znika" możliwość tworzenia wspólnej obsługi szkół przez gminę w tym tworzenia zeasów dotychczasowa obsługa może być prowadzona do końca roku 2016. 

Pojawia się jednak problem następujący - jednostki te (zeas) zostały utworzone i nadano im statuty na podstawie przepisu który "znika". Wbrew temu co zapisano w uzasadnieniu nie ma możliwości "dostosowania się" bowiem oznaczałoby to ni mniej ni więcej tylko, że w uchwale o utworzeniu i w statucie następuje zmiana podstawy prawnej utworzenia  - czegoś takiego nie da się zrobić - to tak jakbyśmy usiłowali bibliotekę przerobić na szpital zmieniając podstawę prawną w uchwale o jej utworzeniu. Gdyby w  ustawie znajdował się  przepis przekształcający dotychczasowe zeasy w centra to wtedy owszem to by zadziałało. Przy wątpliwościach dotyczących przepisu sięga się tak jak to Pani uczyniła po tzw. wykładnię autentyczną czyli wykładnię autora projektu. Pani prawdopodobnie chodzi o poniższy fragment z uzasadnienia (str. 10) 

"W celu zapewnienia ciągłości obecnie funkcjonujących centrów usług wspólnych przewiduje się wprowadzenie przepisu przejściowego, zgodnie z którym, funkcjonują one na dotychczasowych zasadach nie dłużej niż przez rok od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Przepis ten jest konieczny z uwagi na zmianę zasad odpowiedzialności za zadania z zakresu gospodarki finansowej oraz potrzebę dostosowania działań technicznych w obecnie funkcjonujących podmiotach".

Konia z rzędem temu kto wyjaśni o jakie "działania techniczne" chodziło - ale tu nic nie napisali o tym, że przepraszam za powtórzenie "znika" podstawa prawna utworzenia zeas. Zastanawiałem sie też czy możliwe byłoby wskazanie uchwałą rady gminy  z art. 10 b ust 2 ustawy o samorządzie gminnym ZEAS-u jako tej nowej jednostki w okresie jego jeszcze funkcjonowania ( czyli w trakcie roku 2016). Jest to możliwe ale dalej nie rozwiązuje problemu braku podstawy funkcjonowania tej jednostki po 31 grudnia 2016 r. 

Tak że podtrzymuję pogląd wyrażony na szkoleniu - nie pierwszy raz zdarza się że w uzasadnieniu do projektu jest coś czego w samym przepisie nie ma. 

 

Tak pod warunkiem, że jest to samorządowy zakład budżetowy. Bo centrum obługuje: jednostki organizacyjne gminy zaliczane do sektora finansów publicznych (czyli jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe) + instytucje kultury + inne samorządowe osoby prawne w wyłączeniem m.in. spółek. 

Jestem kierownikiem jednostki organizacyjnej powiatu która prowadzi obsługę finansową jednostek oświatowych. Dodatkowo mam powierzone obowiązki głównego księgowego w jednej ze szkół. Jeżeli w nowo utworzonej jednostce obejmę obowiązki kierownika ze zwiększonym zakresem odpowiedzialności o rachunkowość i sprawozdawczość jednostek obsługiwanych czy będę mogła równocześnie pełnić zadania głównego księgowego jednej ze szkół ?

Jak wspominałem na szkoleniach kwestia funkcji głównego księgowego jednostek obsługiwanych jest dość rozmyta. Wchodzące w dniu 1 stycznia 2016 r przepisy nie stanowią wyraźnie kto jest głównym księgowym jednostek obsługiwanych. Art. 54 ust 2 a ustawy o finansach publicznych stanowi jedynie: "Jeżeli w ramach wspólnej obsługi, o której mowa w art. 10a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, art. 6a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym i art. 8c ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, jednostka obsługująca zaliczana do sektora finansów publicznych zapewnia realizację zadań głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych przez osobę spełniającą wymogi, o których mowa w ust. 2, w jednostce obsługiwanej nie zatrudnia się głównego księgowego.".  

Uważam jednak, że wyraźną wolą ustawodawcy było rozdzielenie kompetencji kierownika jednostki (art. 53 ufp) i głównego księgowego jednostki (art. 54 ufp). Jeżeli nawet ustawodawca część funkcji kontrolnych głównego księgowego przekazał kierownikowi jednostki obsługującej art. 54 ust 10 znowelizowanej ufp. to zrobił to dlatego żeby zachować pewien poziom kompetencyjny  - korespondencja czy odmowa przyjęcia dokumentu odbywa się na poziomie kierowników jednostek a nie: kierownik jednostki - pracownik innej jednostki. 

Wyjątek ten dotyczy uwaga : funkcji kontrolnych w stosunku do kierownika jednostki obsługiwanej i nie pozwala na łączenie funkcji kierownika jednostki obsługiwanej z funkcja osoby o której mowa w art. 54 ust 2 a ustawy o finansach publicznych.